Saldo Inventory di Neraca tidak sama dengan Laporan Inventory

Laporan pendukung persediaan yang mencerminkan saldo account Persediaan(Inventory) di laporan Neraca(Balance Sheet) kita dapatkan dari menu Report | Index To Report | Inventory | Inventory Valuation. Report Inventory Valuation ini menginformasikanKuantitas(Qty) dan nilai nominal(Rupiah) dari masing-masing item dan Total secara keseluruhannya berapa.

Apabila ditemukan perbedaan antara saldo di Neraca dengan di report Inventory Valuation, berikut ini yang harus Anda pastikan/lakukan :

• Pastikan range tanggal pada laporan inventory valuation di set dari awal pakai ACCURATE sampai dengan tanggal as of Neraca yang sedang dibandingkan. Misalkan kita mundurkan pada bagian From 01/01/2000 dan untuk tanggal To, samakan dengan tanggal Neraca yang sedang dibandingkan.
• Pastikan pada bagian Report Inventory Valuation untuk Item Filter dan Item Category sudah dipilih All atau Semua.
• Jika masih ditemukan perbedaan, Anda dapat membuka Report | Index to Report | Audit | Inventory Balance and Items Value Difference Report. Pada report tersebut, akan diinformasikan jika ada selisih, dan jika ada selisih antara Saldo Account dengan saldo di report Inventory, akan ditampilkan transaksi-transaksi mana saja penyebab perbedaan antara Nilai di Report Inventory Valuation dengan saldo akun Persediaan di Neraca.

Sehubungan dengan Report Inventory Balance and Items Value Difference Report :

• Jika transaksi-transaksi yang menjadi penyebab selisih di report Inventory Balance and Items Value Difference Report adalah seperti Jurnal Voucher, Other Payment, dan Other Deposit yang menggunakan akun persediaan, ini sekedar kita tahu saja bahwa ada transaksi diluar dari yang berhubungan dengan Item-item barang yang kita langsung jurnal ke account Persediaan, sehingga karena itu ditemukan adanya perbedaan antara saldo account di Neraca dengan Report Pendukung Persediaan yang di rinci per item barang sisa saldo Inventory nya.

• Selain transaksi-transaksi tsb, jika ada transaksi-transaksi seperti Sales Invoice, Purchase Invoice, Delivery Order, Jobcosting, Receive Item dll, yang ditampilkan sebagai transaksi yang menjadi penyebab selisih, jika nilai selisih tersebut kecil, misalkan 1 rupiah atau nol koma sekian, maka transaksi tsb bisa diabaikan karena bisa jadi akibat dari pembulatan saja. Tetapi jika selisih nilai tersebut ditampilkan nilainya signifikan, bisa dicoba dulu dengan mengedit transaksi-transaksi tsb, lalu ketik ulang tanggal transaksinya kemudian Save & Close, lalu cek kembali Report Inventory Balance and Items Value Difference Report.

Jika di buka kembali ke report Difference transaksi tsb masih ada, cek pada item-item yang ada di transaksi bersangkutan dari menuList | Item, bagian GL Account Inventory, Purchase Return, dan COGS, apakah sudah memilih akun dengan Type Account Persediaan(Inventory) untuk Inventory & Purchase Return Account nya dan COGS ke type akun HPP?. Jika GL Account Inventory, Purchase Return, dan COGS bukan ke akun type seharusnya, hal tsb yang menjadi penyebab selisih antara kedua report. Di sarankan Anda untuk membuat item baru dengan setting GL Account yang sudah benar, kemudian pindahkan kuantitas dan saldo persediaan item yang salah ke item yang baru. Sedangkan item yang salah, silahkan Anda Suspend atau Nonaktifkan. Dengan langkah ini, nilai report akan betul mulai dari mulai kapan kita pindahkan saldo nya ke item yang baru dan kedepannya, sedangkan untuk yang sebelumnya memang tetap akan terlihat selisihnya.

Apabila semua langkah diatas telah di cek dan dijalankan, tetapi masih muncul transaksi-transaksi dengan nilai selisih yang signifikan, laporkan ke Support dengan mengemailkan file backup database yang sedang dicek dalam bentuk Zip file ke support@cpssoft.com.

(Available for v4)

Memasukkan Serial Number(SN) Dengan Cara Import dari Excel Pada Item dengan Fitur SN.

Pada ACCURATE versi 4, terdapat fitur untuk Manage Serial Number. Proses input serial number ada yang sifatnya Force (Harus Input SN pada Transaksi) dan ada juga pilihan selain Force, yaitu dengan melepas centangan Force SN pada Tab Inventory Control dari suatu item.

Ilustrasinya seperti gambar dibawah ini. Dalam contoh ini kami sertakan juga transaksi tsb adalah transaksi saldo awal, dengan kuantitas barang sebanyak 10 unit.

Ketika terjadi transaksi masuk, ACCURATE tidak langsung meminta Serial Number dari item tsb. Selanjutnya untuk memasukkan SN dari item tadi melalui file excel, berikut ini langkah-langkahnya.

• Siapkan excel yang akan diimport dengan format seperti pada gambar. Karena jumlah kuantitas barang ada 10 unit, maka isikan jumlah SN sebanyak 10 unit.

• Selanjutnya dari menu utama ACCURATE  Activities | Inventory | Serial Number Transaction Entry, tentukan Transaction Type nya. Karena saldo awal, maka akan membentuk transaksi Inventory Adjustment, silahkan pilih Tipe Transaksi adalah Inventory Adjustment.
• Pada bagian Transaction No, isikan nomor inventory adjustment yang terbentuk dari saldo awal item tsb.
• Pada bagian Item, ACCURATE secara otomatis akan menampilkan item-item yang ada pada inventory adjustment tsb, mulai dari informasi Nomor barang, Nama Barang dan informasi lainnya. Klik pada bagian Kolom Serial Number sehingga akan muncul tampilan seperti pada gambar. Ikuti proses tsb mulai dari langkah 1, 2 dan 3, lalu klik Open dan Extract.

• Setelah klik Extract akan tampil seperti pada gambar dibawah ini. Silahkan Anda klik kanan Delete pada bagian judul kolom, dan mappingkan item no dengan item no dan serial number dengan serial number.

• Setelah selesai, klik Import dan pastikan tampilan seperti pada gambar, kemudian klik OK dan Save and Close.

(Available for v4)

Scan Barcode Barang A Pada Saat Input Transaksi Tetapi Yang Masuk Item Lain

Kita dapat input item barang pada suatu transaksi dengan cara scan kode barcode dari item bersangkutan. Cara ini dapat dilakukan apabila sebelumnya, kode barcode telah dimasukkan pada field Kode Barang atau Item No pada saat membuat item baru dari List | Item.

Tetapi ada kondisi dimana kode barcode telah diinput dengan baik di daftar barang, tetapi ketika diinputkan pada saat transaksi semisal sales invoice, kode barang yang tampil bukan barang yang dimaksud.

Untuk mengatasi kondisi tsb, berikut ini langkah-langkahnya.

• Pastikan kursor telah ditempatkan pada bagian kolom Item No seperti contoh gambar.

• Selanjutnya dari menu Setup | Preference | Miscellaneous, pastikan untuk opsi “Search On Description” agar dilepas, seperti pada contoh gambar.

• Jika telah selesai, silahkan lakukan proses scan barcode pada transaksi.

(Available for v4)

RMA Action dengan memilih Replaced

Toko Abadi selaku perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang elektronik sering kali memperoleh  pengembalian barang dari customer yang disebabkan krn barangnya rusak dan harus diganti dengan item yang baru. Karena barang yang dikembalikan masih garansi dari Toko, maka tidak ada penambahan uang lagi atas biaya perbaikan tsb.  Sebagai pengguna Versi 4 selama ini mereka menggunakan fitur Retur Penjualan untuk  pengembalian barang nya. Tetapi mereka memikirkan alternatif yang lain selain menginput Retur penjualan yaitu dengan memanfaatkan fitur RMA yang merupakah Fitur  baru di ACCURATE versi 4.

Berikut ini langkah2 penginputan pengembalian barang melalui modul  RMA:

1. Di  menu Activities | RMA, isi di kolom Date sesuai dengan tgl pengembalian barang
2. Di field Customer Name pilih nama customer yang mengembalikan barang
3. Di kolom Item No pilih item yang mereka beli lalu di kolom Invoice No pilih No Sales Invoice yang sudah dibuat berdasarkan penjualan barang tsb.
4. Pada kolom Problem Description isikan keterangan singkat berkaitan dengan item yang dikembalikan.
5. Input RMA Action nya melalui menu Activities | RMA | RMA Action, isikan RMA no. sesuai dengan RMA yang sudah dibuat di point 1.

6. Pilih Actionnya Replaced dan di field “Replaced item” with isikan  dengan item yang akan dikemballikan lalu di field “Stok Warehouse” isikan dengan nama gudang yang digunakan untuk pengembalian barang nya dan di field “Scrap Warehouse” isikan dengan nama gudang yang digunakan untuk menampung pengembalian barang. Misalnya: Sales Invoice yang dibuat menunjuk ke gudang Elektronik , kemudian barang rusak nya dikembalikan ke Gudang Belakang. Maka di Stock Warehouse pilih gudang Elektronik dan Scrap Warehouse pilih Gudang Belakang. Dari proses RMA Action ini secara otomatis akan dibuatkan Inventory Adjusment dan gudang nya langsung menunjuk ke gudang Scrap.

7. Pada detail item pilih no barang penggantinya lalu Save and Close

8. Ketika barang tsb ingin dikirimkan ke customer input melalui Menu Activities | Sales | Sales Invoice, pilih nama customer danselect RMA, centang No RMA yang sudah dibuat di point 7 maka secara otomatis di kolom Item No akan muncul no barang yang sudah diinput di RMA Action. Di kolom Unit Price isikan nilainya nol dikarenakan barang yang yang rusak masih ada garansi Toko sehingga kalau rusak akan diganti dengan barang yang sama dan tidak dikenakan biaya.

(Available For v4)

Laporan Kas Bank yang dapat menampilkan akun lawan dari transaksi yang berkaitan dengan Kas Bank

Bapak Ahmad sebagai Finance dari PT Alkaline setiap hari nya menginput transaksi pelunasan atau pembayaran Invoice termasuk biaya-biaya  yang berkaitan dengan  Kas Bank.  Karena banyaknya transaksi yang sudah diinput kendala yang dihadapi oleh Pak Ahmad sulitnya mencari report yang dapat menampilkan akun lawan beserta no transaksi  yang berkaitan dengan akun Kas Bank tsb.   Karena kalau melihat dari laporan Buku Bank tidak dapat terlihat akun lawan dari akun Kas Bank nya.  Selain itu Pak Ahmad ingin ketika atasannya meminta pertanggungjawaban dari uang Kas bank yang sudah masuk  atau keluar setiap bulan digunakan untuk akun apa saja, Pak Ahmad sudah bisa langsung berikan report tsb  dalam waktu cepat dan juga sebagai  acuan untuk membuat budget akun Kas Bank  di bulan berikutnya.

Report yang diinginkan oleh Pak Ahmad dapat dilihat dari menu Report| Index to Report| Cash Bank | Cash Flow by Account. Berikut cara modifikasi reportnya:

1. Di menu Report | Index to Report |Cash Bank| Cash Flow By Account, filter tanggalnya sesuai dengan tanggal yang diinginkan.
2. Klik Modify akan muncul Report Format. Pilih Page Setup& Fonts dibagian Orientation  pilih Landscape.
3. Masih di tampilan Report Format pilih Analysis, centang untuk Show Report as Analysis Model  akan muncul  tampilan Row Axis dan Coloumn Axis.
4. Pada  Row Axis di bagian Coloumn nya pilih Bank Name dan klik dibagian Multi Coloumn. Lalu pilih Account Name,  Date, dan Description .
5. Pada  Coloumn Axis pilih Source Type dan di Data Fields centang Amount lalu klik Ok.

Berikut capture untuk tampilan modify

Available for V4

Contoh Perhitungan “Reupdate By Bill”

Sebelumnya ada di bahas tentang Difference Unbilled Account mengenai kapan account tsb digunakan saat kita transaksi di ACCURATE dan setting apa yang membuat ada nilai yang teralokasi ke account tsb. Maka pada kesempatan kali ini seperti pada gambar dibawah ini adalah contoh jika kita memilih setting Reupdate by Bill.

Setup(Persiapan) | Preferences | Purchase(Pembelian) | Receive Item(Penerimaan Barang) dengan memilih Reupdate by Bill, dimaksudkan jika ada penambahan Cost saat pencatatan Faktur Pembelian/Bill atas Penerimaan Barang(RI), maka ACCURATE akan mengupdate Cost Masuk atas Persediaan yang masuk di tanggal RI. Pada gambar berikut ini dijelaskan :

(Available for v4)

Menggunakan Reserved untuk keterangan tambahan

Custom Field yang dapat kita temukan di setiap Item yang ada di List | Items, berfungsi untuk memberi keterangan tambahan item bersangkutan sehingga bisa ditampilkan di Invoice saat item tsb dipilih. Contoh keterangan untuk Warna, Ukuran, Merk, dll, dapat juga berupa angka yang dapat di jumlah.

Berikut ini dijelaskan bagaimana kita mengatur agar Custom Field(Reserved) dapat ditampilkan di layar dan juga di hasil cetak Invoice :

1. Setup | Form Template | Sales Invoice, edit template yang dimaksud, di halaman DETAIL terdapat Reserved 1 sd 10.
2. Centang bagian Screen(Layar) pada baris Reserved yang ingin ditampilkan di layar untuk kita dapat input keterangan di kolom tsb. Centang bagian Print(Cetak) untuk ditampilkan di hasil preview&cetak faktur.
3. Bagian Name dibaris Reserved yang dimaksud ganti dengan judul kolom yang di harapkan tampil di Screen(layar).
4. Order adalah urutan kolom dari kiri kekanan bagian Detail item, mulai dari 0 dst nya, 0 adalah paling kiri. Silahkan dirubah urutan Order jika diperlukan.
5. Klik tombol Designer untuk mengatur lebar masing-masing kolom bagian Detail.
6. Bisa juga keterangan yang diinput di kolom Reserved di letakkan di kolom yang sudah ada, misal dibawah atau disamping [Item Description], jika penggunaannya seperti ini, tidak perlu centang bagian Print di DETAIL (langkah 2 diatas), kita cukup menambahkan variable [Reserved1] di kolom Item Description.
7. Close Designer dan pilih Yes untuk konfirmasi simpan perubahan.

Designer Invoice

Jika keterangan di kolom Reserved1 dan Reserved2 ingin ditampilkan setelah Item Description.

Tampilan Screen(Layar) Invoice setelah centang Screen Reserved1 di template.

(Available for v4)

Quantity Item Minus

Jika kita melihat ada Kuantitas atas suatu item yang Minus, penyebabnya tentu karena ada transaksi keluar atas barang tsb yang melebihi batas “On Hand” yang ada di sistem ACCURATE.

Untuk mencegah hal ini, bisa dilakukan setting agar item yang mencapai nol di gudang, tidak bisa dilakukan transaksi keluar barang lagi dan akan muncul error bahwa barang tidak mencukupi untuk dikeluarkan. Langkah-langkah tsb :

• Pilih menu  Setup | Preference, lalu klik “Feature.” Dibagian kanan ada “Warehouse qty can < 0.”

• Jika fitur tsb diaktifkan, maka semua transaksi keluar apabila sudah melewati batas kuantitas yang tersedia hanya akan menampilkan warning tidak akan memunculkan error

• Apabila di-nonaktif-kan, semua mutasi keluar akan dikonfirmasi error apabila kuantitas di sistem tidak mencukupi

Contoh error :

• Pada error tsb menjelaskan bahwa sisa item di gudang hanya tinggal 2, sedangkan transaksi yang akan diinput adalah 5, sehingga memunculkan error tidak mencukupi.

(Available for V4) 

Menampilkan Item Type pada Template

ACCURATE memiliki 3 tipe Item yaitu Inventory Part, Non Inventory Part dan Service. Jika Anda ingin menampilkan tipe item tersebut pada template Anda, berikut langkah-langkahnya :

1. Buka menu Setup | Form Template | klik New | ketikkan nama template dan pilih tipe template nya | OK.

2. Pada tab Detail beri centangan pada baris Reserved 1 pada kotak Print nya saja lalu ketikkan nama kolom Reserved 1 tersebut menjadi Item Type.

3. Klik tombol Design as FRF | klik menu File | Data Dictionary… | buat variable baru pada folder Invoice Item dengan nama Item Type |mappingkan dengan query dari pilihan kotak di sebelah kanannya yaitu DialogForm.qrySIARInvDet lalu pilih query ITEMTYPE.

4. Pada kolom Reserved 1 yang sudah dibuat tadi, hapus variabel [Reserved1] dan ubah menjadi:

      [IF([Item Type]= 0,'Inventory Part', IF([Item Type]=1,'Non Inventory Part','Service'))]

5. Jika sudah, klik tanda centang hijau lalu OK.

6. Simpan template tersebut lalu klik OK dan tekan tombol Refresh.

7. Preview pada template yang baru saja dibuatkan agar memunculkan Item Type nya.

(Available for v4)

Membuat Laporan Analisa Jumlah Quantity Item Terhadap “Minimum Quantity” Itemnya

Untuk membuat laporan analisa apakah suatu item sudah dibawah standar minimum quantity dari yang sudah kita tentukan atau belum, maka kita bisa menggunakan laporan Item List dengan membuat beberapa modifikasi. Langkah untuk membuat report tsb adalah sbb:

1. Pastikan item-item yang mau kita gunakan, sudah disetting standar minimum qty nya dari tab “Sales/Purchases” pada field Min Qty. Reorder.
2. Buat report Item List. Masuk ke menu List | Item, kemudian klik tombol Print.
3. Di Available Columns, masukan kolom Minimum Qty. dan satu kolom Calculated Field. Kemudian ceklis keduanya di Columns & Filters, agar nanti tampil di laporan.
4. Pada kolom Calculated Field, masukan rumus berikut:

IIF([GETITEMQUANTITY.QUANTITY]>=[ITEM.MINIMUMQTY],1,0,)

Bahasa analisa dari rumus diatas adalah:

1. Jika barang lebih atau sama dengan Min. Qty = 12. Jika barang kurang dari Min Qty = 0

Dalam hal ini, angka satu dan nol dipakai karena rumus di Calculated Field tidak bisa mengambil kesimpulan berupa kata seperti misalnya “OK” dengan “Tidak Ok”; atau “Aman” dengan “Tidak Aman”

(Available for V4)

urnal Pembagian Deviden

Dari Activities | General Ledger | Journal Voucher, buat jurnal  :

(Dr) Laba Ditahan/ Deviden    xxxx

(Cr) Hutang Deviden                   xxxx

Pada saat Deviden di bayarkan, buat jurnal :

(Dr) Hutang Deviden                 xxxx

(Cr) Kas/Bank                            xxxx

Jika pada saat Pengakuan adanya Hutang Deviden lawan nya adalah account Deviden/tidak langsung memotong saldo Laba Ditahan. Di awal tahun berikutnya kita bisa nol kan kembali account Deviden tsb lawan kan ke Laba Ditahan.

Jika ada penggunaan account Deviden, Account Deviden Account Type-nya di Accurate adalah Equity.

(Available for v3 & v4)

Hasil Preview dan Print Journal Voucher Sesuai dengan Currency Account nya

Ketika kita membuat jurnal dari Journal Voucher dengan multi currency atau menggunakan account mata uang asing, bila di preview maka nilai debet dan credit akan di tampilkan sesuai dengan base currency database ACCURATE nya. Untuk menampilkan nilai sesuai dengan mata uang asli nya, maka kita dapat rubah template Journal Voucher dengan cara sbb :

Contoh transaksi yang dibuat :

Setting Templatenya adalah :

• Masuk ke menu Setup | Form Template | Journal Voucher, double klik pada nama template Journal Voucher yang biasa dipakai / hendak diedit.

• Klik Designer
• Double klik pada bagian body kolom Debet sampai muncul box Text Editor, kemudian edit rumus disana yang awalnya

[Debit]

menjadi

[[Debit]/[Rate]]

• Klik tanda cawang kalau sudah,
• Lakukan hal yang sama dengan kolom Creditnya, pada Text Editornya edit,

[Credit]

menjadi

[[Credit]/[Rate]]

• Setelah ini, save dan close form templatenya
• Preview kembali templatenya. Dan hasilnya pada kolom Debet dan Credit sudah dalam nilai aslinya atau yang belum di konfersi ke mata uang default.

(Available for v4)