Mini WorkShop Setup Awal Database Accurate

Dear All,

Rabu, 22 April 2015 ada Workshop Setup Awal ACCURATE. 

Jika anda Penguna Accurate yang baru memulai dan ingin mengikuti dapat daftar langsung pada link http://goo.gl/sY1sQp.

Atau mengirimkan Email Ke deri@myabcshop.com.

Biaya 75.000/orang.

Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Mengetahui IP Address Komputer

Apabila Anda menggunakan ACCURATE dengan lebih dari satu komputer, maka informasi IP address komputer server, serta cara mensettingnya sangat diperlukan. Berikut ini langkah-langkah untuk mengetahui informasi IP address suatu komputer, cara mengetahui 2 komputer atau lebih sudah saling terkoneksi dan juga cara mensetting ip address komputer.

• Untuk mengetahui IP Address suatu komputer caranya dari Start di Windows, klik Run kemudian ketikkan cmd lalu OK.
• Akan tampil layar hitam seperti pada contoh gambar dibawah, kemudian pada kursor yang bergerak ketikkan ipconfig lalu Enter

• Pada layar tsb akan diinformasikan IP address dari komputer Anda, sebagai contoh dari gambar diatas, IP address nya adalah 192.168.1.219
• Selanjutnya, apabila Anda ingin mengetahui satu atau dua komputer apakah sudah ada koneksi jaringan atau belum, langkah-langkahnya sama seperti Anda mengetahui ip address, tetapi yang Anda ketikkan adalah ping “IP dari komputer yang akan Anda tes sudah ada koneksi dengan komputer Anda atau belum”.
• Ketikkan ping (ip address komputer yang dituju). Sebagai contoh dari komputer A, yang ber IP kan 192.168.1.123 ingin mengecek koneksi dengan komputer yang ber IP kan 192.168.1.219, maka format pengetikannya ping 192.168.1.219
• Jika dikonfirm Reply, berarti kondisi 2 komputer tersebut sudah terhubung, tetapi jika dikonfirmasi Request Time Out ataupunDestination Host Unreachable, berarti kedua komputer tersebut belum terhubung. Anda dapat mengecek kabel LAN atau Wireless Anda apakah sudah terhubung dengan benar.

• Selain itu apabila Anda ingin mensetting IP address komputer Anda, maka Anda dapat mensettingnya dari menu Start | Control Panel, lalu pilih Network Connection, selanjutnya pada bagian LAN atau Wireless Network Connections klik kanan pilih Properties, akan muncul tampilan seperti pada gambar, klik pada bagian TCP/IP, lalu dibagian IP address dan Subnet Mask silahkan Anda tentukan. (Untuk proses ini sebaiknya dilakukan oleh bagian IT perusahaan Anda atau yang memahami masalah jaringan).

(Available for V3 & V4)

Problem with Shortcut ” The item ‘Accurate.exe’ that this shortcut …. “

Apabila Anda biasa membuka ACCURATE dari Shortcut yang mungkin telah Anda letakkan di Desktop, kemudian terjadi error seperti pada keterangan berikut ini :

The item ‘Accurate.exe’ that this shortcut refers to has been changed on moved, so this shortcut will no longer work properly.Do you want to delete this shortcut ?

Berikut ini langkah-langkah yang dapat Anda lakukan.

• Penyebab error tersebut biasanya terjadi karena Anda telah menguninstal ACCURATE Anda atau ada yang menghapus folder tempat ACCURATE Anda terinstal, sehingga shortcut yang merefer program ACCURATE menjadi tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya.
• Langkah paling mudah adalah pastikan apakah folder ACCURATE Anda masih ada, caranya dari Windows Explorer lalu keC:\Program Files\CPSSoft\ACCURATE, jika masih ada, cari shortcut ACCURATE nya kemudian klik kanan Send To Desktop Create Shortcut.
• Jika folder ACCURATE tempat Anda terinstal memang sudah tidak ada, maka instal ulang ACCURATE Anda kembali, kemudian lakukan langkah-langkah seperti diatas, yaitu dari Windows Explorer lalu ke C:\Program Files\CPSSoft\ACCURATE, pada shortcut ACCURATE nya kemudian klik kanan Send To Desktop Create Shortcut.
• Selanjutnya Anda kembali ke Desktop dan double klik shortcut ACCURATE yang telah Anda buat sebelumnya.

(Available For v3&v4)

Memunculkan Item DP (-1) Di Daftar Barang Yang Digunakan Untuk Mencatat DP Penjualan dan Pembelian

Apabila Anda baru pertama kali setup awal database, item DP (item dengan nomor -1), tidak muncul di menu Daftar Barang. Bagaimana  cara untuk membuatnya, silahkan ikuti panduan di bawah ini.

• Dari Menu List | Item, lalu klik New.
• Pilih tipe item menjadi Non Inventory Part.
• Isikan pada bagian Item No dengan -1
• Kemudian pada bagian Item Description, isikan Down Payment, lalu klik OK.
• Akan tampil konfirmasi seperti di bawah ini. Silahkan Anda klik OK, agar item DP dapat terbentuk.

(Available for v4)

Error “Item xxx Is Not Enough In xxx Warehouse [Available Qty = 0]

Apabila kita sedang membuat transaksi keluar atau out misalkan sales invoice, terkadang dikonfirmasi error seperti pada contoh di bawah ini.

Padahal dari kondisi yang Anda lihat di menu List | Item menunjukkan informasi bahwa kuantitas di gudang masih mencukupi per tanggal tsb, seperti pada gambar di bawah ini.

Berikut ini langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk melakukan pengecekan tsb.

• Dari menu List | Item, klik kanan History pada item tsb

• Selanjutnya tentukan tanggal From To seperti pada gambar dibawah ini. Pada bagian To di mundurkan sejauh mungkin dengan tujuan mengetahui apakah ada transaksi di depan tanggal transaksi yang akan dibuat.

• Dari tanggal tsb diatas terlihat ada satu transaksi out di depan tanggal transaksi yang akan dibuat, sehingga dikonfirmasi tidak mencukupi
• Langkah selanjutnya juga bisa dilihat dari menu Report | Warehouse | Quantity Item by Warehouse List. Parameter tanggal dimundurkan sejauh mungkin untuk mengetahui Ending Balance dari gudang bersangkutan. Dari ilustrasi diatas terlihat pada laporan di bawah ini gudang “Side” kondisi akhirnya adalah nol, sehingga ketika dibuat transaksi keluar dari gudang tsb, dikonfirmasi tidak mencukupi.

(Available for V3&V4)

Shortcut ACCURATE Diremove Oleh Antivirus Avast

Informasi bagi Anda yang menggunakan ACCURATE dan di komputer Anda menggunakan Antivirus Avast, sebagian besar pengguna tertanggal 5 Desember 2014, apabila menjalankan ACCURATE.EXE maka shortcut tersebut akan langsung menghilang.

Berikut ini cara agar ACCURATE Anda tidak mengalami hal demikian.

• Jika sudah terjadi sampai shortcut tsb hilang, maka instal ulang kembali ACCURATE Anda dengan posisi Avast Disable, untuk mendisablenya bisa klik kanan shortcut Avast Anda lalu pilih Avast Shield Control

• Setelah ACCURATE sudah terinstal dan shortcut.exe muncul, maka Anda perlu mengkonfigurasi terlebih dahulu pada Antirus Avast dengan mengklik kanan Shortcut Avast Anda dan klik Open Avast Interface.

• Selanjutnya klik Antivirus seperti gambar di bawah ini, lalu kebagian Exclusions, klik Path dan Browse, buat exclusion untuk folderCPSSoft

• Klik OK dan silahkan jalankan kembali ACCURATE Anda.

(ACCURATE v4)

Muncul Warning Access Violation Saat Melakukan Back-Up Database

Jika pada saat melakukan back-up database dari menu File | Back-up di komputer Client muncul warning message:

Access Violation at address… seperti pada gambar di bawah ini

Ini disebabkan alamat database yang dimasukkan mengacu pada Drive atau Folder komputer lain, bukan komputer server (tempat database berada).

Oleh karena itu, jika ingin membackup ke komputer lain, langkah yang harus dilakukan adalah membackup ke komputer server terlebih dahulu, setelah itu dicopy secara manual ke media yang diinginkan seperti USB atau Hardisk External.

Kesimpulan:

Data hasil back-up (.GBK) tidak dapat dibackup dari sistem ke drive yang berbeda dengan database .GDB berada.

(Available for V4) 

Cannot Edit Invoice, It is Customer Opening Balance

Jika pada saat mengedit Unit Price Opening Balance Customer dari Invoice muncul konfirmasi Cannot edit invoice, it is Customer opening balance. atau seperti pada gambar berikut ini:

Maka pengeditan nilai Opening Balance tsb bukan dilakukan dari Unit Price pada invoice Opening Balance melainkan dari menu List | Customers double klik Nama Customer yang dimaksud Klik Tab Terms, etc. Edit Nilai Opening Balance Pada Kolom Opening Balance lalu klik OK.

(Available for V4)

Error “Date Is Not Within Allowed Range As Defined By “Company Info”” Ketika Ingin Save Purchase Invoice

Apabila Purchase Invoice yang sedang kita buat ini berasal dari “Select RI” , maka perlu diperhatikan settingan Receive Cost yg diset pada databasenya, dari menu Setup | Preferences | Purchases, lihat settingan Receive Cost yg dipilih menggunakan settingan apa. Karena settingan tersebut akan mempengaruhi jurnal dari Receive Itemnya.

Kasus ini biasa terjadi jika Receive cost diset “Reupdate By Bill”. Penjelasan Reupdate By Bill bisa dilihat pada linkhttps://solutioncenter.wordpress.com/2010/07/07/difference-unbilled-account/

Contoh Kasus :
1. Purchase Order dengan Item A , Qty = 5, Unit Price = Rp 20.000 ,
2. Buat Receive Item, dengan klik “Select PO”. Jurnal yg muncul disini adalah :
(Dr) Inventory            Rp 100.000
(Cr) Unbilled Goods                           Rp 100.000

3. Buat Purchase Invoice, dengan klik “Select RI“, namun ternyata ada perubahan harga sehingga Unit Pricenya diubah menjadi @ Rp 25.000, dengan demikian nilai Hutang dan Unbilled Goodsnya bernilai 5 x @ Rp 25.000 = Rp 125.000. Sehingga jurnal PI dan RI nya menjadi :
(Dr) Unbilled Goods   Rp 125.000
(Cr) Hutang Pemasok                         Rp 125.000

Dengan menggunakan settingan “Reupdate By Bill“, maka sistem akan mengupdate nilai dari akun Unbilled Goods di RI yg sudah pernah dibuat tersebut menjadi senilai Rp 125.000.
Proses updatean tersebut bisa saja otomatis terjadi jika database tidak disetting kondisi ERROR IF (Setup | Company Info | Accounting Period). Namun karena databasenya diset ada kondisi Error IF , maka Anda harus menghapus settingan Error IF tersebut dahulu, baru kemudian coba kembali save Purchase Invoicenya.

Cara Hapusnya :

1. Masuk ke Setup | Company Info | Accounting Period
2. Dibagian Error IF dan After nya, hapus settingan di kolom ERROR IF dan AFTER nya
3. Setelah transaksi PI bisa disave, silahkan kunci kembali settingan Error IF ini

(Available for V4)

Tidak menampilkan informasi Cost di form transaksi Manufaktur

Jika kita mau User tertentu tidak diperbolehkan melihat informasi Cost di form-form transaksi Manufaktur seperti Work Order dan Product Material Result, mulai ACCURATE versi 4 build 1357 Enterprise kita bisa setting dengan cara sbb :

• Login ke Accurate dengan User Level Admin atau tingkatan yang paling tinggi di ACCURATE, lalu ke Setup | User Profile.
• Pilih nama Login User yang dimaksud, ke Tab Manufacture lalu lepas centangan Create pada bagian Standard Item Cost Adjustment & Standard Conversions Cost Adjustment, sehingga tampilannya menjadi spt pada gambar dibawah ini.

Gambar Sebelum

Gambar Sesudah

• Selanjutnya klik Save agar perubahan tsb disimpan oleh ACCURATE, coba login dengan login User yang barusan di setting, buat WO atau Product and Material Result baru, maka kolom Standard Cost sudah tidak ditampilkan.

(Available for v4)

//

you're reading...

MANUFACTURE

Variance Expense

POSTED BY FITRIN ⋅ 26 NOVEMBER 2012

Account Variance Expense yang jika kita menggunakan ACCURATE Enterprise dapat dilihat di report Profit And Loss bagian COGS/HPP adalah akun yang menampung nilai selisih dari Standard Cost dan Actual Cost saat produksi selain juga hal-hal lain seperti dijelaskan berikut ini apa saja yang mengakibatkan adanya variance :

I. Ada nya perbedaan antara Standard Cost dengan Actual Cost.

Standard Cost disini adalah Cost yang ada di Work Order(WO). Pada saat kita buat WO, by default Standard Cost WO tsb diambil dari setting Item Standard Cost(List – Manufactures – Standard Items Costs) yang efektif berlaku di saat WO tsb dibuat, namun cost di WO tsb masih dapat kita rubah saat kita buat WO atau dengan mengedit WO, saat WO di edit jika sudah ada Product Result dari WO tsb, akan di update mengikuti Cost WO yang sudah di update manual Cost nya, jadi mengikuti cost di WO. WIP dari Standard Cost di jurnal pada saat kita buat Product and Material Result.

Sedang Actual Cost dari Pengeluaran Material-material dan alokasi biaya-biaya waktu kita Period End untuk WO. Pengeluaran Raw Material mengikuti aturan cost yang digunakan database bersangkutan apakah FIFO atau Average. WIP dari Actual Cost dijurnal waktu kita ada pengeluaran material dari Material Release & alokasi biaya waktu Period End.

Yang dapat meminimalkan nilai variance yang terjadi akibat dari selisih Standard dan Actual Cost adalah seringnya kita update Standard Items Cost(List – Manufactures – Standard Items Cost) misal disesuaikan dengan dengan Actual Cost dan WO langsung atau segera di buat Material Release nya untuk pengeluaran bahan bakunya segera.

II. Close/Stopped WO

Saat kita Stopped Work Order dimana dianggap WO sudah tidak dilanjutkan lagi, sedang Raw Material yang sudah dikeluarkan dari Material Release ada kurang atau melebihi dari bahan baku yang diperlukan oleh Product barang jadi yang sudah di Result untuk WO tsb, maka nilai selisih tsb akan dialokasikan ke Variance Expense saat kita Period End di akhir bulan.

III. Pengeluaran Raw Material yang tidak ada di WO

Kita ada buat Material Release bahan baku yang tidak ada di formula WO yang kita pilih, dan secara total jadi menambah Actual Cost menjadi lebih besar dari Standard Cost.

Kita bisa menghindari terjadinya/teralokasinya Variance akibat dari adanya penggunaan bahan baku diluar Formula, cara nya dengan mencentang option “Auto Update from Release” yang ada di form WO. Sehingga penambahan/penggunaan material diluar formula tsb otomatis ditambahkan di Formula WO dan akan menambah Standard Cost(Cost Barang Jadi) atas WO tsb selain Actual Cost saat Material Release.

(Available for v4)

Job(Account No xxx)not found.

Bagi pengguna ACCURATE versi 4 Enterprise atau Pabrikasi pada saat akhir bulan Anda akan melakukan proses Periode End. Dimana proses ini salah satu fungsinya adalah untuk mengalokasikan biaya-biaya aktual yang akan dimasukkan kedalam Work Order atau pekerjaan yang telah dibuat.

Beberapa kasus ketika akan melakukan proses periode end, dikonfirm error “Job (Account No xxx) Not Found“. Bagaimana jika kita menemukan kondisi tsb, berikut ini langkah-langkah yang harus Anda lakukan.

• Error tsb muncul dikarenakan akun yang akan dialokasikan pada suatu pekerjaan tidak dibuatkan terlebih dahulu Conversion Cost nya, dan Conversion Cost tsb belum dimasukkan kedalam suatu Work Order.
• Jika benar kedua penyebab tadi belum dibuat, silahkan untuk membuat conversion cost, dari List | Manufacture | Conversion Cost | New. Selanjutnya tentukan nomor dan nama, dan pastikan untuk bagian Account No, pilih ke akun biaya yang akan dialokasikan saat Period End sebagai Biaya Actual. Ilustrasi dapat Anda lihat pada gambar.

• Setelah dibuatkan Conversion Cost, pastikan Work Order yang Anda buat, telah berisi conversion cost yang dimaksud. Ilustrasi dapat Anda lihat pada gambar.

• Jika telah selesai, silahkan lakukan Period End ulang.

(Available for v4)

Import BOM dari Excel

Jika kita ingin mengimport Formula Produksi (Bill Of Material) dari file excel, berikut ini langkah-langkahnya :

• Download format excelnya disini
• Buat excel formulanya seperti yang di contohkan pada file diatas, dan kalau sudah siap silahkan file tersebut di simpan di folder apa saja.
• Masuk ke menu List | Manufactures | Bill of Materials, click button Import From File, click gambar folder kemudian ganti Files of type nya menjadi format Excel (*.xls) dan browse ketempat dimana file excel tsb kita simpan dan jika sudah ditemukan klik tombolOpen.

• Klik button Extract data, sehingga akan muncul isi tabel kolom yang ada di Excel tersebut. Pada tabel Available Source kita hapus judul kolom excelnya dengan cara klik kanan pada baris judul kolom lalu pilih Delete.

• Kemudian lakukan pemetaan (maping) pada semua baris-baris antara Source Column Data ke Define to Field Name .

• Kalau semua sudah dimaping, klik button Import Data.
• Dan setelah di kofirmasi berhasil import, klik button refresh pada layar BOM tersebut, maka akan muncul formula-formula yang sudah di buat di excel tadi.

Konfirmasi imported

List Formula (BOM) yang sukses di import.

Item-item dan cost dari formulanya

**Note : Item raw material dan conversions cost yang dimasukkan di Excel, harus sudah tersedia pada List Item dan  List Conversions Cost  di database ACCURATE kita.

 (Available for V4)